1.保持簡(jiǎn)單
PPT設(shè)計(jì)使用水平或“橫向”方向的幻燈片。該軟件被設(shè)計(jì)為一種方便的方式來顯示圖形信息，以支持演講者并補(bǔ)充演示文稿?；脽羝旧韽膩砭筒皇恰氨硌莸拿餍恰保ó?dāng)然，明星是您的聽眾）。人們來聽聽您的聲音，并被您和您的信息所感動(dòng)或告知（或兩者皆有）。不要讓您的消息和講故事的能力因不必要的復(fù)雜，忙碌或充滿愛德華·塔夫特所謂的“圖表垃圾”的幻燈片而脫軌。幻燈片中的任何內(nèi)容都不應(yīng)該是多余的。您的幻燈片應(yīng)有足夠的“空白”或“負(fù)數(shù)”。不要強(qiáng)迫自己在幻燈片上的空白區(qū)域填充徽標(biāo)或其他不必要的圖形或文本框，這些都無助于更好地理解。
2.限制項(xiàng)目符號(hào)和文字
您的演講是為了觀眾的利益。但是，用一個(gè)接一個(gè)的要點(diǎn)使聽眾感到無聊是無濟(jì)于事的。這將我們帶到了文本問題上。最好的幻燈片可能根本沒有文字。鑒于當(dāng)今文本幻燈片的依賴性，這聽起來可能很瘋狂，但是如果沒有旁白（就是您），最好的PowerPoint幻燈片幾乎毫無意義。請(qǐng)記住，幻燈片的目的是支持演講者的敘述，而不是使演講者多余。許多人經(jīng)常說這樣的話：“對(duì)不起，我錯(cuò)過了您的演講。我聽說那太好了。您能給我您的PowerPoint幻燈片嗎？” 但是，如果它們是好的幻燈片，那么沒有您，它們將毫無用處。而不是您的PowerPoint幻燈片的副本，最好準(zhǔn)備一份書面文檔，突出顯示演示文稿中的內(nèi)容，并擴(kuò)展該內(nèi)容。更好地為觀眾提供演示文稿中的詳細(xì)書面講義，而不只是PowerPoint幻燈片的副本。如果您有詳細(xì)的講義或出版物供聽眾通過之后你的演講，你不必覺得有必要用文字大量來填補(bǔ)你的PowerPoint幻燈片。
3.限制過渡和構(gòu)建（動(dòng)畫）
明智地使用對(duì)象構(gòu)建和滑動(dòng)過渡。對(duì)象生成（也稱為動(dòng)畫），例如項(xiàng)目符號(hào)要點(diǎn)，不應(yīng)在每張幻燈片上都進(jìn)行動(dòng)畫處理。某些動(dòng)畫是一件好事，但要堅(jiān)持最細(xì)微和專業(yè)（類似于您可能會(huì)在晚間電視新聞廣播中看到的內(nèi)容）。一個(gè)簡(jiǎn)單的“從左到右滑動(dòng)”（從“動(dòng)畫”菜單中）很適合要點(diǎn)，但是例如“移動(dòng)”或“飛行”太繁瑣和太慢（然而，在許多演示中都使用了它）今天）。如果要求聽眾忍受動(dòng)畫幻燈片的播放，聽眾會(huì)很快感到無聊。對(duì)于幻燈片之間的過渡，請(qǐng)使用不超過兩種不同類型的過渡效果，并且不要在所有幻燈片之間放置過渡效果。
4.使用高質(zhì)量的圖形
使用高質(zhì)量的圖形，包括照片。您可以使用數(shù)碼相機(jī)拍攝自己的高質(zhì)量照片，購(gòu)買專業(yè)的攝影作品或使用在線提供的大量高質(zhì)量圖像（但是請(qǐng)注意版權(quán)問題）。永遠(yuǎn)不要簡(jiǎn)單地拉伸一張小的，低分辨率的照片以使其適合您的布局，否則將進(jìn)一步降低分辨率。避免使用PowerPoint剪貼畫或其他具有卡通色彩的線條藝術(shù)。同樣，如果該軟件包含在軟件中，您的聽眾已經(jīng)在一百萬次之前看過它。在1993年這可能很有趣，但是今天，包含這些剪貼畫通常會(huì)破壞演示者的專業(yè)水平。當(dāng)然，也有例外，并不是所有的PowerPoint藝術(shù)作品都是可怕的，但要謹(jǐn)慎謹(jǐn)慎地使用。
5.具有視覺主題，但避免使用PowerPoint模板
在整個(gè)演示過程中，您顯然需要一個(gè)一致的視覺主題，但是PowerPoint中包含的大多數(shù)模板已經(jīng)無數(shù)次地被您的聽眾看到了（此外，這些模板開始時(shí)并不是那么好用）。您的聽眾希望有一個(gè)獨(dú)特的演示文稿，其中包含新的內(nèi)容（至少對(duì)他們而言），否則他們?yōu)槭裁磿?huì)參加您的演講？沒有一個(gè)觀眾會(huì)對(duì)小甜餅的演示感到興奮，因此我們必須避開任何支持的視覺效果，例如無處不在的PowerPoint設(shè)計(jì)模板，它暗示您的演示是公式化的或預(yù)先包裝的。您可以制作自己的背景模板，更適合您的需求。然后，您可以將PowerPoint文件另存為設(shè)計(jì)模板（.pot），新模板將出現(xiàn)在標(biāo)準(zhǔn)Microsoft模板中，以備將來使用。
6.使用適當(dāng)?shù)膱D表
總是問自己：“我需要多少細(xì)節(jié)？” 演示者通常會(huì)在屏幕上的圖表中包含過多數(shù)據(jù)而感到內(nèi)。有幾種方法可以以圖形形式顯示數(shù)據(jù)。這里有幾件事要牢記：
餅狀圖：用于顯示百分比。將切片限制為4-6，并通過顏色或爆炸切片來對(duì)比最重要的切片。
垂直條形圖：用于顯示數(shù)量隨時(shí)間的變化。最好將條形圖限制為4-8。
水平條形圖：用于比較數(shù)量。例如，比較公司四個(gè)區(qū)域之間的銷售數(shù)字。
7.善用色彩
顏色喚起感覺。顏色是情感的。正確的顏色可以幫助說服和激勵(lì)。研究表明，顏色的使用可以增加興趣并提高學(xué)習(xí)理解和保留率。
您不必是色彩理論方面的專家，但是對(duì)于商務(wù)專業(yè)人員來說，至少知道一點(diǎn)點(diǎn)知識(shí)是件好事。顏色可以分為兩大類：冷色（如藍(lán)色和綠色）和暖色（如橙色和紅色）。冷色最適合于背景，因?yàn)樗鼈兯坪踔饾u遠(yuǎn)離我們而進(jìn)入背景。暖色通常最適合前景中的對(duì)象（例如文本），因?yàn)樗鼈兯坪跽霈F(xiàn)在我們身旁。因此，最普遍的PowerPoint幻燈片配色方案包括帶有黃色文本的藍(lán)色背景也就不足為奇了。盡管您可以選擇使用這些顏色的變體，但您不必強(qiáng)迫使用該顏色方案。
如果您要在黑暗的房間（例如大大廳）中進(jìn)行演示，那么帶有白色或淺色文本的深色背景（深藍(lán)色，灰色等）將可以正常工作。但是，如果您打算使大多數(shù)燈保持打開狀態(tài)（強(qiáng)烈建議這樣做），那么帶有黑色或深色文本的白色背景會(huì)更好。在環(huán)境光線充足的房間中，帶有深色背景和淺色文字的屏幕圖像會(huì)被水洗掉，但是在淺色背景上的深色文字會(huì)更好地保持其視覺強(qiáng)度。了解更多：
- PresentationPro.com有一些很棒的Flash教程，其中包括彩色教程。
- 請(qǐng)?jiān)L問CreativePro.com，以了解有關(guān)顏色的更多信息。
- Dummies.com上有一篇很好的簡(jiǎn)短文章，介紹如何在PowerPoint中創(chuàng)建配色方案。
8.正確選擇字體
字體本身傳達(dá)了一些微妙的信息，這就是為什么您應(yīng)該故意選擇字體的原因。在整個(gè)幻燈片演示文稿中使用相同的字體集，并且使用不超過兩種互補(bǔ)字體（例如Arial和Arial Bold）。確保您知道襯線字體（例如Times New Roman）和Sans-Serif字體（Helvetica或Arial）之間的區(qū)別。襯線字體設(shè)計(jì)用于在充滿大量文本的文檔中使用。據(jù)說襯線字體在小字體時(shí)更容易閱讀，但是在屏幕上顯示時(shí)，由于投影機(jī)的分辨率相對(duì)較低，襯線往往會(huì)丟失。一般而言，San-serif字體最適合PowerPoint演示文稿，但請(qǐng)避免使用無處不在的Helvetica。我經(jīng)常選擇使用Gill Sans，因?yàn)樗橛谝r線字體和Sans-Serif字體之間，并且專業(yè)，友好且“易于交流”。無論選擇哪種字體，請(qǐng)確保可以從房間的背面讀取文本。
9.使用視頻或音頻
適當(dāng)時(shí)使用視頻和音頻。使用視頻片段顯示具體示例可以促進(jìn)主動(dòng)的認(rèn)知處理，這是人們學(xué)習(xí)的自然方式。您可以在PowerPoint中使用視頻剪輯，而無需離開應(yīng)用程序或在VCR上進(jìn)行調(diào)整。使用視頻剪輯不僅可以更好地說明您的觀點(diǎn)，還可以改變步伐，從而增加觀眾的興趣。您也可以使用音頻剪輯（例如采訪）。但是，需要避免的是PowerPoint中包含的俗氣的聲音效果（例如轉(zhuǎn)換幻燈片時(shí)的喇叭聲或掌聲）。在動(dòng)畫上使用多余的聲音效果是確保觀眾信任度的肯定方法。
10.花時(shí)間在幻燈片分類器上
根據(jù)多媒體學(xué)習(xí)理論的分割原理，當(dāng)信息以小塊或小段的形式呈現(xiàn)時(shí)，人們會(huì)更好地理解。通過退出“幻燈片視圖”并進(jìn)入“幻燈片排序器”視圖，您可以看到演示文稿的邏輯流程是如何進(jìn)行的。在這種視圖下，您可以決定將一張幻燈片分成兩張，三張幻燈片，以便您的演示文稿具有更自然和邏輯的流程或過程。在這種視圖下，您將能夠從聽眾的角度捕獲整個(gè)演示文稿中的更多格式像。您將能夠注意到更多無關(guān)的視覺數(shù)據(jù)，可以將其刪除以增加視覺清晰度并改善交流。
